EOZNAMENIA - Ochrana osobných údajov

DODATOK č. 1 K VŠEOBECNÝM OBCHODNÝM PODMIENKAM

PRAVIDLÁ OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

podľa Zákona o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov č. 18/2018 Z. z.,
Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 a Smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680

ÚVOD

Zaviazali sme sa chrániť súkromie návštevníkov našich stránok a používateľov našich služieb. Tieto pravidlá platia všade tam, keď sme správcami osobných údajov zákazníkov, ktorí využívajú naše služby. Naša firma k ochrane osobných údajov pristupuje zodpovedne, spracováva ich iba v nevyhnutnom rozsahu, bezpečne a profesionálne. Robíme všetko preto, aby nedošlo k ich úniku, ani inému zneužitiu.

PREVÁDZKOVATEĽ - IDENTIFIKAČNÉ ÚDAJE FIRMY

Ing. Katarína Pivovarníková, 094 34 Hermanovce nad Topľou 24, Slovensko, IČO: 44 968 051, DIČ: 1076925696, zapísaná na ObÚ Vranov n.T.,
č. OŽP-R/2009/03703-2, č. živn. registra 790-11887, prevádzkareň: Grafické štúdio, Slovenská 355, 094 31 Hanušovce nad Topľou, webová stránka: www.eoznamenia.sk

STRATÉGIA FIRMY K ZHROMAŽĎOVANIU ÚDAJOV

· Používame iba tie osobné údaje, ktoré nevyhnutne potrebujeme, aby sme mohli vybavovať objednávky, vystavovať účtovné a daňové doklady, doručovať vyrobené zákazky, vybavovať reklamácie.

· Naša firma nerozosiela žiadne newslettery, reklamné letáky, e-maily, SMS-ky. Zákazník sám vyvinie iniciatívu, ako prvý osloví firmu a sám zo svojej slobodnej vôle zadá objednávku.

· Služby dokážeme poskytnúť rôznou formou tak, aby sme dokázali predísť zbytočnému zhromažďovaniu osobných údajov. Objednávky sa prijímajú 3 spôsobmi: osobne na prevádzke, telefonicky alebo e-mailom. Výberom spôsobu zadania, odsúhlasenia a prevzatia objednávky zákazník dokáže sám zredukovať množstvo zadaných osobných údajov. Napr. pri osobnej objednávke na prevádzkarni nie je nutné uviesť osobné údaje ako dodacia alebo fakturačná adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo. Zákazník sa sám slobodne rozhodne, ktoré údaje nám chce zadať a či chce napr. zadaním e-mailovej adresy alebo telefónneho čísla skomfotniť celý priebeh vybavovania objednávky, alebo mu viac vyhovuje dochádzať na prevádzkareň a tam bez zadania zbytočných osobných údajov postupne zrealizovať celý proces objednávania, odsúhlasenia a prevzatia objednávky.

· V prípade, ak sa zákazník rozhodne nám zadať aj e-mailovú adresu alebo telefónne číslo, môže si byť istý, že ho budeme kontaktovať len v naozaj nevyhnutných prípadoch, ktoré súvisia s vybavovaním jeho objednávky. Ak nám zákazník telefónne číslo alebo e-mailovú adresu nezadá, nemôžeme ho informovať o vzniknutom probléme alebo pochybnosti pri vybavovaní jeho objednávky. ( Napr. stáva sa, že tesne pred tlačou zistíme pravdepodobnú tlačovú chybu a ak máme na zákazníka kontakt, môžeme okamžite reagovať a správny stav si ihneď overiť.) Po ukončení prác na objednávke sa už telefónne číslo zákazníka ani e-mailová adresa, ďalej nespracovávajú.

· Vaše osobné údaje neposkytujeme iným osobám ani firmám okrem firmy
Slovenská pošta, a. s., so sídlom Partizánska cesta 9, 975 99 Banská Bystrica,
ktorej služby využívame na doručenie objednávok a to iba v tom prípade, ak si zákazník želaá dodanie zákazky poštou. Zákazník má možnosť vyzdvihnúť si hotovú zákazku osobne na prevádzkarni.

· Osobné údaje neprenášame do iných krajín ani v rámci EÚ ani mimo EÚ.

· Naša www stránka obsahuje len katalóg produktov s informáciami o produktoch a informácie povinné zo zákona (obchodné podmienky, reklamačný poriadok, informácie o možnosti odstúpiť od zmluvy, informácie o spracovaní osobných údajov), informácie ako postupovať pri objednávaní produktov a kontaktné informácie na firmu. Na www stránke nikto nevyplňuje žiadne údaje, neprebieha registrácia, nezhromažďujú sa žiadne údaje, www stránka má čisto informačný a pevne zadaný charakter. Na www stránke sa nedá objednávať.

· Okrem povinnosti vyplývajúcich nám zo zákona (predzmluvné a zmluvné vzťahy, fakturácia a riešenie reklamácii) s Vašimi údajmi už po ukončení prác na zákazke ďalej nepracujeme, nevytvárame databázy zákazníkov.

OSOBNÉ ÚDAJE S KTORÝMI PRACUJEME, KATEGÓRIE SPRACOVÁVANÝCH ÚDAJOV, ÚČEL A PRÁVNE ZÁKLADY ICH SPRACOVANIA, PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV A POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ INÝM OSOBÁM

V procese poskytovania našich služieb sa k nám dostávajú tieto Vaše údaje:

-------------------------------------------------

Priezvisko (stačí iba priezvisko bez krstného mena)

Tieto údaje sú potrebné:

· Ako identifikátor zákazky počas celého výrobného procesu od vypracovania návrhu zmluvy o dielo, jej odsúhlasenia, výrobu zákazky až po dodanie hotového produktu,

resp. riešenia reklamácii.

· Na vystavenie faktúry (povinnosť vyplývajúca zo zákona) – použije sa iba v prípade zaslania hotového produktu Slovenskou poštou (na základe požiadavky zákazníka).

· Na riešenie reklamácii (povinnosť vyplývajúca zo zákona)

ÚČELOM SPRACOVANIA SÚ PREDZMLUVNÉ A ZMLUVNÉ VZŤAHY A POVINNOSTI VYPLÝVAJÚCE ZO ZÁKONA.

Samotné priezvisko nepostačuje na identifikáciu osoby, preto samo o sebe nie je považované za osobný údaj a preto práca s priezviskom iba samým o sebe ako identifikátorom zákazky nie je považovaná za spracovanie osobných údajov.

-------------------------------------------------

Úplná fakturačná resp. dodacia adresa

Tieto údaje sú potrebné:

· Na dodanie hotového produktu Slovenskou poštou, (na požiadanie zákazníkom).

Miesto dodania si zvolí zákazník sám, nie je vyžadovaná adresa trvalého bydliska, neskúma sa, či je to jeho bydlisko alebo pracovisko, resp. iné miesto, ktoré mu vyhovuje. Pri vybavovaní objednávky na prevádzke sa k zákazke nepriradzuje žiadna adresa.

· Na vystavenie faktúry (povinnosť vyplývajúca zo zákona) – použije sa iba v prípade zaslania hotového produktu Slovenskou poštou (na základe požiadavky zákazníka). V prípade, ak sa zákazník rozhodne vyzdvihnúť si hotový produkt osobne na prevádzke, nie je potrebné zadávať žiadnu adresu, faktúra sa nevystavuje, a platba prebehne cez elektronickú registračnú pokladňu a iba v hotovosti , neprevádzkujeme platbu kartou.

· Na riešenie reklamácii (povinnosť vyplývajúca zo zákona)

ÚČELOM SPRACOVANIA SÚ PREDZMLUVNÉ A ZMLUVNÉ VZŤAHY A POVINNOSTI VYPLÝVAJÚCE ZO ZÁKONA.

Údaje sa zadávajú do účtovného programu, ktorý je licencovaný na našu firmu a je nainštalovaný na počítači, ktorý je naším vlastníctvom. Údaje sa z účtovníctva nevymazávajú, nakoľko nutnosť ich archivovať nám vyplýva zo zákona.

Celý proces prebieha v rámci firmy a údaje sa neposkytujú ďalším osobám, ani firmám okrem prípadu ak si zákazník želá dodanie zákazky poštou.

Príjemcom osobných údajov (adresy dodania) je Slovenská pošta, a. s., so sídlom Partizánska cesta 9, 975 99 Banská Bystrica. Zákazník má stále možnosť neuvádzať adresu a vyzdvihnúť si hotovú zákazku osobne na prevádzkarni.

-------------------------------------------------

e-mailovú adresa – je potrebná na elektronickú komunikáciu v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov, to znamená vypracovanie ponuky, schválenie vzájomnej dohody a informácie o stave objednávky. Ponuka obsahuje špecifikáciu produktu, cenovú ponuku, podmienky dodania a ostatné individuálne dojednania.

Zákazníkovi sa zasielajú e-maily iba z týchto dôvodov:

· Potvrdenie prijatia objednávky, pričom e-mail obsahuje aj všeobecné obchodné podmienky, reklamačné podmienky, informácie o možnostiach odstúpenia od zmluvy, informácie o ochrane osobných údajov, čo všetko sú povinnosti vyplývajúce zo zákona.

· e-mail s individuálnymi dojednaniami, týkajúcimi sa priamo individuálnej objednávky, ktorými sú napr. špecifikácia objednávaných produktov, ich cena a množstvo, celková cena, spôsob platby, adresa dodania a termín expedície objednávky, čo všetko sú zo zákona povinné náležitosti zmluvy o dielo uzatváranej na diaľku.

· e-maily, ktoré slúžia na vzájomnú komunikáciu – úpravu individuálnych dojednaní podľa ďalších požiadaviek zákazníka, resp. odpovede na otázky zákazníka, ktoré vznikajú pri vzájomnom dojednávaní zmluvy uzatváranej na diaľku a informácie o zmene stavu objednávky

· e-maily potvrdzujúce uzatvorenie dohody a zaradenie objednávky do výroby

· e-mail, ktorý informuje zákazníka o odoslaní tovaru Slovenskou poštou

· Na riešenie reklamácii (povinnosť vyplývajúca zo zákona)

Zákazníkovi nie sú zasielané žiadne ďalšie informácie okrem informácii týkajúcich sa jeho objednávky – neposielame newslettery, akciové, reklamné e-maily.

POSKYTNUTÉ ÚDAJE NIE SÚ POUŽITÉ NA VYTVÁRANIE DATABÁZ, NIE SÚ POSKYTOVANÉ ŽIADNYM ĎALŚIM OSOBÁM, SPROSTREDKOVATEĽOM ANI FIRMÁM. ÚDAJE NIE SÚ ĎALEJ SPRACOVÁVANÉ. ZÁKAZNÍK PO VYBAVENÍ OBJEDNÁVKY NIE JE ĎALEJ KONTAKTOVANÝ.

-------------------------------------------------

telefónne číslo – nepovinný údaj, zákazník ho zadáva dobrovoľne, na základe svojho vlastného uváženia.

Kontaktovanie cez telefón je pre firmu v poradí ako posledná možnosť, vyplývajúca z aktuálnej a hlavne nepredvídateľnej situácie, ktorá sa štandardne počas spracovania objednávky nepoužíva a slúži iba ako rezerva v týchto prípadoch:

· nefungujúca e-mailová komunikácia - napr. ak e-mailovú správu nie je možné odoslať, alebo sa správa vráti ako nedoručená z dôvodu nejakých blokovaní alebo z dôvodu preplnenia e-mailovej schránky a tým pádom je nemožné dohodnúť si na diaľku podrobnosti zmluvy.

· ak sa počas práce na objednávke vyskytla pochybnosť , alebo problém, ktorý je ideálne a v najlepšom záujme pre zákazníka riešiť okamžite, aby napr. nedošlo k výrobe chybného výrobku - pre istotu sa môže zvoliť ešte rýchla konzultácia a overenie požiadavky zákazníka.

· na základe požiadavky zákazníka, v prípade ak napr. sám zákazník nie je dostupný na internete a viac mu vyhovuje kontakt cez telefón, alebo v prípade nižších počítačovým schopností alebo možností zákazníka, keď je práca s e-mailom pre neho v danom momente problematická (nedarí sa odpovedať na e-mail)

· Na riešenie reklamácii (povinnosť vyplývajúca zo zákona)

Komunikácia cez telefón slúži iba na mimoriadne a hlavne okamžité riešenie udalostí týkajúcich objednávky a iba v nevyhnutných prípadoch. Prednostne sa volia iné formy komunikácie. Zákazníkovi nie sú zasielané žiadne ďalšie nevyžiadané informácie – nie sú uskutočňované žiadne hovory ani odosielané žiadne SMS okrem prípadných informácii o stave objednávky.

MEDZINÁRODNÝ PRENOS ÚDAJOV

Vaše údaje, ktoré nám zveríte neprenášame do žiadnych ďalších štátov ani v rámci EÚ ani mimo EÚ.

AKO CHRÁNIME VAŠE OSOBNÉ INFORMÁCIE

Uržiavame primerané administratívne, technické a fyzické prostriedky na ochranu osobných informácií pred náhodným alebo protiprávnym zničením, náhodnou stratou, neoprávnenou zmenou, neoprávneným zverejnením alebo prístupom, zneužitím, alebo akoukoľvek inou protiprávnou formou spracovania osobných informácií v našom vlastníctve. Nie je možné verejne deklarovať všetky spôsoby ochrany, pretože takéto informácie by mohli ohroziť bezpečnosť firmy a je v záujme ochrany majetku firmy niektoré fakty nezverejňovať.

PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

(1) Dotknutá osoba má právo na základe písomnej žiadosti od prevádzkovateľa vyžadovať

a) vo všeobecne zrozumiteľnej forme informácie o stave spracúvania svojich osobných údajov v informačnom systéme v rozsahu podľa § 26 ods. 3; pri vydaní rozhodnutia podľa odseku 4 písm. b) je dotknutá osoba oprávnená oboznámiť sa s postupom spracúvania a vyhodnocovania operácií,

b) vo všeobecne zrozumiteľnej forme presné informácie o zdroji, z ktorého získal jej osobné údaje na spracúvanie,

c) vo všeobecne zrozumiteľnej forme odpis jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

d) opravu jej nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,

e) likvidáciu jej osobných údajov, ak bol splnený účel ich spracúvania podľa § 13 ods. 1; ak sú predmetom spracúvania úradné doklady obsahujúce osobné údaje, môže požiadať o ich vrátenie,

f) likvidáciu jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, ak došlo k porušeniu zákona.

(2) Právo dotknutej osoby možno obmedziť len podľa odseku 1 písm. d) a e), ak takéto obmedzenie vyplýva z osobitného zákona alebo jeho uplatnením by bola porušená ochrana dotknutej osoby alebo by boli porušené práva a slobody iných osôb.

(3) Dotknutá osoba na základe bezplatnej písomnej žiadosti má právo u prevádzkovateľa namietať voči

a) spracúvaniu jej osobných údajov, o ktorých predpokladá, že sú alebo budú spracúvané na účely priameho marketingu bez jej súhlasu a žiadať ich likvidáciu,

b) využívaniu osobných údajov uvedených v § 7 ods. 4 písm. d) na účely priameho marketingu v poštovom styku, alebo

c) poskytovaniu osobných údajov uvedených v § 7 ods. 4 písm. d) na účely priameho marketingu.

(4) Dotknutá osoba na základe bezplatnej písomnej žiadosti alebo osobne, ak vec neznesie odklad, má právo u prevádzkovateľa kedykoľvek namietať

a) voči spracúvaniu osobných údajov v prípadoch podľa § 7 ods. 4 písm. a), e), f) alebo g) vyslovením oprávnených dôvodov alebo predložením dôkazov o neoprávnenom zasahovaní do jej práv a právom chránených záujmov, ktoré sú alebo môžu byť v konkrétnom prípade takýmto spracúvaním osobných údajov poškodené; ak tomu nebránia zákonné dôvody a preukáže sa, že námietka dotknutej osoby je oprávnená, prevádzkovateľ je povinný osobné údaje, ktorých spracúvanie dotknutá osoba namietala, bez zbytočného odkladu blokovať a zlikvidovať ihneď, ako to okolnosti dovolia,

b) a nepodrobiť sa rozhodnutiu prevádzkovateľa, ktoré by malo pre ňu právne účinky alebo významný dosah, ak sa takéto rozhodnutie vydá výlučne na základe úkonov automatizovaného spracúvania jej osobných údajov. Dotknutá osoba má právo žiadať prevádzkovateľa o preskúmanie vydaného rozhodnutia metódou odlišnou od automatizovanej formy spracúvania, pričom prevádzkovateľ je povinný žiadosti dotknutej osoby vyhovieť a to tak, že rozhodujúcu úlohu pri preskúmaní rozhodnutia bude mať oprávnená osoba; o spôsobe preskúmania a výsledku zistenia prevádzkovateľ informuje dotknutú osobu v lehote podľa § 21 ods. 3. Dotknutá osoba nemá toto právo iba v prípade, ak to ustanovuje osobitný zákon, v ktorom sú opatrenia na zabezpečenie oprávnených záujmov dotknutej osoby, alebo ak rozhodnutie bolo prijaté v priebehu uzatvárania alebo plnenia zmluvy uzatváranej medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou za predpokladu, že sa vyhovelo požiadavke dotknutej osoby, ktorá je obsahom zmluvy, alebo dotknutej osobe bolo na základe dohody udelené právo kedykoľvek počas platnosti zmluvy uplatniť svoj názor.

(5) Dotknutá osoba má právo nesúhlasiť s rozhodnutím prevádzkovateľa podľa § 23 ods. 5 a odmietnuť prenos svojich osobných údajov do tretej krajiny, ktorá nezaručuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov, ak sa má prenos vykonať na základe § 23 ods. 4 písm. a).

(6) Dotknutá osoba pri podozrení, že jej osobné údaje sa neoprávnene spracúvajú, môže podať o tom oznámenie úradu.

(7) Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu,8) jej práva môže uplatniť zákonný zástupca.9)

(8) Ak dotknutá osoba nežije, jej práva, ktoré mala podľa tohto zákona, môže uplatniť blízka osoba.10)

POVINNOSTI PREVÁDZKOVATEĽA PRI UPLATŇOVANÍ PRÁV DOTKNUTEJ OSOBY

Poskytovanie informácií dotknutej osobe

(1)Požiadavky dotknutej osoby podľa § 20 ods.1 písm. a),d) až f) splní prevádzkovateľ bezplatne.

(2)Informácie podľa § 20 ods. 1 písm. b) a c) prevádzkovateľ poskytne dotknutej osobe bezplatne, s výnimkou úhrady vo výške, ktorá nesmie prekročiť výšku materiálnych nákladov spojených so zhotovením kópií, so zadovážením technických nosičov a s odoslaním informácie dotknutej osobe, ak osobitný zákon neustanovuje inak.26)

(3) Prevádzkovateľ vyhovie požiadavkám dotknutej osoby podľa § 20 a písomne ju informuje najneskoršie do 30 dní od ich prijatia.

Oznámenie o obmedzení práv dotknutej osoby

Obmedzenie práv dotknutej osoby podľa § 20 ods. 1 písm. d) a e) prevádzkovateľ bezodkladne písomne oznámi dotknutej osobe a úradu.

ZODPOVEDNÁ OSOBA

Svoje práva si môžete uplatniť:

e-mailom na info@eoznamenia.sk.
Osobne na adrese prevádzkarne: Grafické štúdio, Slovenská 355, 094 31 Hanušovce nad Topľou

Zodpovedná osoba: Ing. Katarína Pivovarníková, tel.: 0908 982 395

10.

SŤAŽNOSTI

Máte tiež právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky: Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.

11.

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Tieto pravidlá ochrany osobných údajov sú platné od 24.05.2018 a prevádzkovateľ si vyhradzuje právo, v prípade potreby upraviť ich tak, aby zodpovedali aktuálnemu zneniu zákonov a následným povinnostiam z neho pre prevádzkovateľa vyplývajúcich.

Aktuálne znenie pravidiel ochrany osobných údajov je zverejnené na webovej stránke prevádzkovateľa a tiež v prevádzkarni prevádzkovateľa.